GigPlanner

Manual

GigPlanner

Waarom GigPlanner? Het organiseren van een groep mensen uit de creatieve sector kan soms een uitdaging zijn. GigPlanner is voortgekomen uit Bandagenda.com, een van de eerste online agenda's voor muzikanten en bands. Het uitgangspunt van GigPlanner is dat er 3 lagen organisaties zijn. In het geval van bandjes zijn er muzikanten (leden), bandleiders (agendabeheerders) en boekers. GigPlanner is zo gemaakt dat deze hierarchie blijft bestaan. Een bandleider maakt een account en nodigd leden uit. De bandleider bepaald wie hij of zij toegang geeft. Een band kan bijvoorbeeld koppelen aan meerdere boekers. Naast bandjes en muzikanten is GigPlanner geschikt voor iedereen die met opies en boekingen te maken heeft. Denk hierbij aan DJ's, koren, bigbands, orkesten, dansers, toneelgroepen en acteurs.

Account

Voor GigPlanner heb je een account nodig. Voor individuen is een account gratis. Zodra individuen samen gaan werken en een gezamenlijke agenda voor een band of project willen aanmaken is er een abonnement nodig. Een van de leden (bij bands vaak de 'bandleider') kan het abonnement afsluiten per maand of per jaar. De kosten per maand zijn 12,50 euro of als je direct per jaar betaalt krijg je korting en betaal je 125 euro. Na het verlopen van de gekozen periode kan je deze zelf weer verlengen, of niet. Je zit nergens automatisch aan vast.

Registreren kan eenvoudig online. Bands of groepen aanmaken ook. De persoon die het groepsaccount aanmaakt kan individuele gebruikers (bijvoorbeeld bandleden, technici etc) uitnodigen. Deze ontvangen een mail van GigPlanner met daarin instructies om zich te registreren. De persoon die de groepsaccount aanmaakt is de beheerder en kan leden toegang geven en verwijderen. Ook kan de beheerder later per lid rechten toekennen. Meer hierover bij groepen.

Leden die in meerdere groepen / bands spelen kunnen de opties en boekingen van alle groepen beheren via hun GigPlanner-account. Altijd de meest recente gegevens bij de hand. Bandleiders en boekers zien sneller wie er beschikbaar is. Fijn om binnen 1 systeem samen te werken!

Registreren

Via de knop registreren kan je een account aanmaken. Vul je e mailadres in en kies een veilig wachtwoord. Ga akkoord met de voorwaarden en privacyverklaring en klik op registreren. Per email ontvang je een activatielink en instructies om in te loggen. Indien je uitnodigingen van andere groepen krijgt hoef je maar 1 keer te registreren. De volgende keren kan je op inloggen klikken om de groep aan je account toe te voegen. Dat is de kracht van GigPlanner, alle informatie in 1 systeem.

Type afspraken

In GigPlanner zijn standaard 4 type afspaken mogelijk: opties en boekingen vormen de basis. Zodra er een aanvraag binnenkomt kan deze als optie geplaatst worden. Als de optie doorgaat kan deze direct omgezet worden naar een boeking. Verder zijn er repetities en blokdata te plaatsen.

Bij blokdata kan de gebruiker zelf aangeven of de inhoud van de blokdata zichtbaar mag zijn voor andere bandleden. Opties, boekingen en repetitie zijn 'gedeelde afspraken' die zichtbaar zijn voor alle andere leden van de gedeelde groepsagenda. Blokdata zijn in principe prive en alleen voor je gebruiker zelf zichtbaar. De bandleider en andere leden zien alleen dat de gebruiker op een bepaalde dataum niet beschikbaar is. Als een gebruiker aan meerdere groepen in gekoppeld komt er autmatisch een blokdatum bij groep 2 als groep 1 een boeking heeft. Via de profielpagina (klik op je naam en dan op profiel) kan je de inhoud van de blokdata wel zichtbaar maken via het vinkje "Bandleiders en -leden mogen details van blokdatums inzien."

Menufuncties

Bovenaan de pagina zie je een "+"-teken. Door op de "+" te klikken kan je een afspraak toevoegen. Je kan kiezen uit: Optie, Boeking, Repetitie en Blokdatum. Indien je aan meerdere groepen gekoppeld bent kies je vervolgens voor welke groep dit van toepassing is.

Dashboard

Na het inloggen kom je automatisch op het dashboard. Hier zie je een overzicht van aanstaande activiteiten en recent aangepaste aciviteiten. Via het Dashboard geven we je soms ook tips en informeren we je over systeemupdates.

Kalender

Hier zie je een overzicht met alle afspraken van deze maand. Je kan deze filteren als je alleen boekingen of een combinatie van afspraaktypes wil zien. Selecteer de gewenste type afspraken en klik op filter toepassen. Via het pijltje achter de maand kan je snel door naar andere maanden. Door op een activiteit te klikken kom je op de detailpagina met alle beschikbare informatie over de activiteit. In het maandoverzicht zie je per activiteit wat voor soort activiteit het is, om welke groep het gaat (indien je in meerdere groepen zit) waar het is en de vroegste tijd die aangegeven is om te weten hoelaat je aanwezig moet zijn. Het is belangrijk om als groep goede afspraken over te maken hoe je hier mee omgaat.

Als visule ondersteuning hebben de verschillende type afspraken een eigen kleur. Een blokdatm is rood, repetitie blauw, optie oranje en boeking groen.

Overzicht

Op deze pagina kan je overzichten maken. Er zijn snelkoppelingen naar week, maand, jaar en vandaag. Via de knop filteren kan je ook zelf een periode selecteren. Bij type kan je aangeven welk type afspraken je op wil nemen. Indien je aan meerdere groepen gekoppeld bent kanje onder groep aangeven van welke groep je de activiteiten wilt opnemen in het overzicht. Het overzicht kan je exporteren naar CSV. Dit formaat is universeel en kan bij veel andere systemen of in Excel worden geimporteerd. Wil je er een PDF van maken? Klik in je browser op bestand / afdrukken of PDF genereren. Dit kan met recente versies van Windows, Apple, tablets en telefoons. Op computers gebruik je ctr + P of cmd + P voor. Zie verder de gebruiksaanwijzing van je apparaat, of google op afdrukken als PDF in combinatie met je apparaat.

Overzicht met bezettingsschemen

Een unieke functie van GigPlanner die (zover wij weten) met geen ander online agendasysteem mogelijk is. Bij grotere groepen kan het handig zijn om een overzicht per functietype (zanger, drummer, technicus etc) te zien waarin inzichtelijk is of er al iemand op die functie ingepland is en of die personen beschikbaar zijn. Je kan per groep een standaard bezetting opslaan. Dit doe je via de menuknop "groepen" / "details" / "Wijzigen". Hier zien je de beschikbare functies. Houd ctr of cmd ingedrukt om de gewenste functies te selecteren. Als de selectie compleet is klik je op 'Wijzig groep". De standaard bezetting is nu opgeslagen. Bij overzichten zet je nu onder het filter het vinkje bij "Toon bezettingsschema met standaard bezetting" aan. Je ziet nu in het overzicht alle functies in kolommen terug komen met daarbij de persoon die in de bezetting is opgenomen en de status rood (kan niet), geel (misschien) of groen (is bevestigd).

Groepen

GigPlanner is uitermate geschikt voor mensen die in meerdere groepen actief zijn. Bijvoorbeeld muzikanten die in meerdere bands spelen. Via de knop Groepen zie je een overzicht van groepen waar je bij aangesloten bent. Je kan op deze pagina ook nieuwe groepen maken. Via de "details" knop kan je de gegevens van een groep wijzigen. Dit kan alleen de "beheerder". Je kan hier leden uitnodigen, wijzigen en verwijderen. Ook kan je rechten instellen per gebruiker. Klik op wijzigen en geef aan of het lid zelf activiteiten aan mag maken, alle activiteiten mag zien (standaard ziet een lid alleen maar de activiteiten waar deze bij opgeslagen is) en of deze invaller is.

Onder info kan je naast het instellen van de standaard bezetting (zie ook overizcht met bezettingsschema) ook de automatische mailfuncties inschakelen. Gigplanner kan wekenlijks automatisch een mail sturen naar alle leden met een overzicht van afspraken die week. Daarnaast kan je aangeven of de leden automatisch een mail moeten krijgen bij het plaatsen, wijzigen of verwjderen van een afspraak. Indien je deze opte aanzet heb je voor het opslaan van een gewijzigde afspraak altijd nog de mogelijkheid om deze kennisgeving per mail weer uit te zetten voor die wijziging. Dit om te voorkomen dat als je vaak activiteiten wijzigd iedereen steeds mail ontvangt.

Support

Via support@gigplanner.com kan je contact opnemen indien je ergens niet uitkomt.

Persoonlijke instellingen, iCal agenda

Als je bent ingelogd zie je onder je naam een aantal instelmogelijkheden.

Kalender-feed, met iCal je afspraken exporteren

Kalender-feed: via de kalender-feed kan je de afspraken uit je GigPlanner doorplaatsen naar andere digitale agenda's als Google, Apple en Outlook. Zie de handleiding van je digitale agenda hoe je een agenda feed kan toevoegen (Apple en IOS, Google, Outlook. Via de filters kan je aangeven welke type afspraken er zichtbaar moeten zijn en indien je aan meerdere groepen bent gekoppeld kan je hier groepen uit zetten die je niet in je eigen digitale agenda wil zien. Vergeet niet de instellingen op te slaan als je klaar bent.

Gear

Hier kan je een overzicht maken van je apparatuur inclusief serienummers. Handig als er een keer wat zoek is. In de toekomst worden er nog meer functionaliteiten ontwikkeld.

Profiel wijzigen

Hier kan je je naam, emailadres, telefoonnummer en wachtwoord wijzigen. Ook kan je hier aangeven of je wil dat andere leden de inhoud van je blokdata kunnen lezen. GigPlanner blijft nieuwe functionaliteiten ontwikkelen. Je kan hier aangeven als je daar geen updates over wil ontvangen. Je kan je niet uitschrijven voor systeemupdates. Om het systeem goed te kunnen gebruiken moeten we soms kunnen informeren over wijzigingen en updates.

Uitloggen

Via deze knop kan je uitloggen. Je zal daarna weer moeten inloggen om toegang te krijgen. Log altijd uit als je op een apparaat van iemand anders inlogt!

Mobiele app?

GigPlanner heeft geen iOS- of Android-app. Waarom niet? We hebben het syseem zo gemaakt dat het goed werkt op alle schermen. Werkt er toch iets niet goed, laat het ons weten! Wil je een app icoon op je telefoon? Dat kan door een bladwijzer te maken.

Nieuwe afspraak maken

Klik op het "+"-teken en selecteer indien je in meerdere groepen zit eerst de juiste groep. Vul de datum en tijden in, geef aan of de afspraak periodiek herhaald moet worden en waar deze plaats gaat vinden. In het "WAT" veld kan je aanvullende informatie plaatsen. Deze informatie is voor iedereen die je bij "WIE” aanvinkt te zien. Onder "WIE” selecteer je de bezetting. Dat is handig als je in wisselende samenstelling werkt. Selecteer "VEREIST GOEDKEURING” om een bevestiging te vragen aan de betreffende leden. Op deze manier kan je controleren of iedereen de afspraak gezien heeft. Dit is zichtbaar aan een grijs (geen reactie), groen (positief), oranje (misschien) of rood (negatieve) bolletje.

Indien de tijden al bekend zijn kies je voor dag en tijd, anders alleen dag. Voor terugkerende afspraken kan je deze ook herhalen.

Extra velden

Het geheime wapen van GigPlanner! Per groep / band kan je zelf extra velden aanmaken. Ook kan je per veld aangeven wie deze velden mogen zien. Zo kan je bijvoorbeeld een "Techniek"-veld maken voor de bandleider en de technicus. Of een "Repertoire"-veld voor iedereen, een "Afsprakenoverzicht" voor de bandleider en boeker, maar ook catering, vervoer en ga zo maar door. Met deze functionaliteit kan je GigPlanner helemaal op je eigen situatie afstemmen. Omdat je aan kan geven wie welke info mag zien blijft alles lekker overzichtelijk. En alle benodigde informatie wordt overzichtelijk aan de afspraak toegevoegd.

Nieuwe leden uitnodigen

Klik op "Groepen" en dan op "Details". Selecteer de juiste groep en klik op "Lid uitnodigen". Geef een naam, emailadres en functie aan en klik op uitnodiging verzenden. Wil je meerdere mensen uitnodigen? Klik dan op het plusteken.

Do you need assistance with creating or activating your account? Please reach out to us at support@gigplanner.com.