Nieuw in GigPlanner: automatisch contracten genereren en digitaal laten ondertekenen.

GigPlanner zorgt voor tijdsbesparing en eenvoudige communicatie met artiesten. Er is nu een verbeterslag gemaakt met een nieuwe documenten module. Hiermee kun je eenvoudig documenten aanmaken waar specifieke informatie van een boeking automatisch wordt ingevuld. De ontvanger kan het document en de bijlage lezen, maar ook digitaal ondertekenen. Dit scheelt tijd en zorgt voor meer overzicht van je documenten.

Hoe het werkt!

Als artiest of manager verstuur je veel offertes, bevestigingen en contracten. Documenten die je vaak verstuurd kan je nu in GigPlanner opslaan als sjabloon. Specifieke informatie zoals de gegevens van de opdrachtgever, de locatie en tijden worden automatisch ingevuld. Via het GigPlanner platform wordt vervolgens een mail verstuurd naar de ontvanger. De ontvanger kan zo online het document lezen en (optioneel) digitaal ondertekenen. De getekende versie wordt automatisch in GigPlanner opgeslagen bij de activiteit.

Bijlagen

Bijlagen, zoals algemene voorwaarden of een technische rider, kunnen aan een document en sjabloon worden toegevoegd. Deze worden automatisch meegestuurd naar de ontvanger. Een fijne gedachte dat deze informatie altijd bij de ontvanger terecht komt, en dat deze ook onderdeel van een overeenkomst zijn indien dit nodig is.

Samenwerking met extra velden

GigPlanner is een van de meest flexibele boeking software die op de markt is. Met extra velden kan je GigPlanner helemaal afstemmen op jouw situatie of werkwijze. De informatie uit de extra velden kan je ook automatisch in je documenten verwerken. Denk hierbij aan gage, technische informatie, facilitaire informatie en andere details die relevant zijn voor een boeking.

Sjablonen

Het maken van offertes en contracten kost veel tijd. Met GigPlanner maak je eenvoudig een sjabloon van veel voorkomende document types. Deze kun je opslaan in een bibliotheek. Hoe je dit doet? Bij het aanmaken van een document kies je simpelweg het gewenste sjabloon en vervolgens voegt GigPlanner de informatie van de boeking toe.

Digitaal ondertekenen

Bij het versturen van een document kun je er voor kiezen of je het wil laten ondertekenen. Bij een contract is dit handig. Het is niet noodzakelijk als je er alleen voor kiest om informatie of een bevestiging te sturen. De ontvanger kan digitaal zijn of haar handtekening zetten. Zo hoef je niks te printen of te scannen.

Voorlopig gratis!

Voorlopig kunnen alle gebruikers van GigPlanner de documenten gratis gebruiken. Later dit jaar komt er een pro versie met meer modules die het werk van een boeker en een bandleider een stuk eenvoudiger maken. De documenten module wordt een onderdeel van het pro abonnement.

De documenten module in de praktijk:

Stap 1: Je maakt eerst de sjablonen aan die je wilt gebruiken. Daarna kun je documenten gaan genereren vanuit een activiteit. Stap 2: Vanuit de betreffende activiteit voer je de benodigde gegevens in (datum, tijden, locatie en de opdrachtgever). Stap 3: Klik op ‘Nieuw document aanmaken’. Hier zie je de beschikbare templates. Stap 4: Selecteer de opdrachtgever en de betreffende template en je ziet de conceptversie op je scherm. Deze kan je controleren en waar nodig aanpassen of opslaan om later mee verder te gaan. Stap 5: Klik op verzenden.

Binnen enkele minuten kan de ontvanger het document bekijken en goedkeuren. Zowel de ontvanger als de verzender krijgen een mail met de getekende versie als PDF en eventuele bijlagen. Ondertussen kun jij weer verder met je volgende boeking!

Klaar om te testen?

Heb je al een account? Log dan in en volg de stappen hierboven. Heb je nog geen account? Probeer dan GigPlanner 30 dagen gratis. Zo ervaar je hoe eenvoudig GigPlanner werkt en hoeveel tijd je hiermee kunt besparen.

Heb je vragen? Klik dan rechtsonder op de supportbutton. We helpen je graag verder.